Разделы системы управления квартирами
Ключевой элемент сайта - раздел "Управление квартирой". Он создаёт общее информационное пространство между всеми собственниками, доверенными лицами и арендаторами квартиры (или любого другого объекта недвижимости). Раздел "Управление квартирой" состоит из 16 веб-форм, сгруппированных в 3 смысловых блока. Итак:
Блок "Коммунальные платежи"
1) Показания счётчиков. Этот раздел позволяет создавать формы учёта для неограниченного количества счётчиков в квартире, и вести историю их показаний. Важно в нём то, что при сдаче квартиры в аренду собственник часто находится в другом районе или даже в другом городе, поэтому добавлять показания в эту форму могут все, в том числе арендаторы. При добалении новых показаний всем, кто имеет доступ к данной конкретной квартире - на электронную почту приходит письмо-уведомление.
2) Платежи. У собственника далеко не всегда есть "личные кабинеты" от всех поставщиков услуг, которые обслуживают эту квартиру. Если в крупных городах это норма, то в небольших населенных пунктам вся коммуналка до сих пор оплачивается по квитанциям, которые кидают в почтовый ящик. Чтобы собственник оперативно узнавал о таких квитанциях - в этой разделе арендатор может сфотографировать квитанцию прямо на телефон, а собственник сразу получит у-мейл уведомление о новой квитанции. Работает это и в обратную сторону - если собственник оплатил квитанцию и добавил информацию о ней в эту форму - то арендатор получит уведомление об этом. Таким образом все заинтересованные стороны видят, что коммуналка оплачивается, и долгов нет.
3) Эксплуатация. Тут сохраняются данные по эксплуатации квартиры в целом, данные по срокам поверки счётчиков или схемы электропроводки в доме. Арендатору эта информация ни к чему, а вот собственнику может пригодится.
4) Личные кабинеты. Тут сохраняются данные, которые используются каждый месяц - это доступы к личным кабинетам ресурсо-снабжающих компаний, особенности работы с ними. А так же как именно оплачивать тот или иной коммунальный платеж. Раздел не виден арендаторам - его видят только собственники и управляющие.
Блок Аренда
1) Оплата аренды. Тут всё просто - арендатор тут указывает платежи, которые он сделал в оплату аренды. Полезно это в двух случаях. Самый распространённый случай - когда через год забывается кто, сколько и за что заплатил, и возникают недопонимания по завершающим платежам (например по возврату депозита). В этом случае полезно поднять всю историю платежей и вспомнить ,когда и за что уплачено. Второй случай - это когда собственников несколько, и им всем надо знать, за какой период сколько заплатили (и какая недоплата или переплата). В этом случае вся история платежей так же поможет.
2) Фото-отчёты. Фото-отчёты - это способ и собственника, и арендатора снять с себя риски того, что какие-то вещи были сломаны или испорчены после начала аренды. При въезде делается полный фотоотчёт квартиры (прямо на телефон можно, фотки загрузятся сами) - когда каждая комната фотографируется с 4-х углов. И при выезде всегда можно проверить, что и в каком состоянии было, условно, год назад.
3) Мебель. Если квартира сдаётся давно, то в ней накапливается не просто несколько единиц, а несколько десятков единиц мебели. Во-первых всю ей не упомнишь (и даже список мебели на двух страницах, являющийся приложением к договору аренды не всегда помогает). А во-вторых - не всегда знаешь, насколько та или иная мебель была повреждена до начала аренды и после её окончания. Особенно этим страдает мягкая мебель. А у арендаторов с домашними животными - и подавно.
4) Техника. Учёт техники вести несколько проще, чем учёт мебели. Количество единиц техники в сдаваемой в аренду квартире редко переваливает за 10-15 штук. Однако у техники есть особенности использования, инструкции по эксплуатации, а у новой - ещё и гарантийные талоны. Всё это надо куда-то записывать, чтобы потом не приходилось искать по интернету.
5) Арендаторы. Этот раздел тоже виден только собственникам и управляющим квартирой (доверенным дицам). Потому что тут можно прописать ID арендатора и указать срок аренды - и данный пользователь получает права арендатора этой квартиры. Кроме того, после того как арендатор (или арендаторы) прописан - в эту же форму (опять же просто с телефона) можно сфотографировать и прикрепить подписаный договор аренды. Бумажная версия может потеряться или испортиться, а ей фотографии всегда останутся тут. Тем более, если вы сдаёте потом отчёт в налоговую, то эти фотографии вам придётся приложить к форме 3-НДФЛ.
6) Чат. Этот чат, в принципе, не сильно отличается от функции "группового чата" в Whatsapp или ICQ. О каждом сообщении приходит уведомление, и все пользователи, имеющие доступ к этой квартире - эти сообщения видят. И если у вас квартир для аренды одна-две, то вы можете обойтись и без него. Однако если у вас квартир 5-6 или больше, то используя переписку в чатах вы значительно облегчаете себе общение со всеми заинтересованными лицами по этой квартире.
Блок Информация об объекте
1) Общие данные. Этот раздел имеет два функциональнх блока информации - это статическая информация о квартире (которая обычно используется аггрегаторами объявлений, типа яндекс-недвижимости или Циана), и блок доступов - где можно указать ID как других собственников (все они получат одинаковые права) так и ID доверенных лиц (они имеют права почти как собственники, но не могут распределять права доступа к квартире). Доверенные лица вам потребуются, если вы сдаёте квартиру в одном городе, а сами живёте в другом - тогда этот человек сможет выполнять большую часть ваших функций по сдаче квартиры в аренду. Обычно это какой-то местный риэлтор или просто доверенное лицо.
2) Настройка уведомлений. Раздел "настройка уведомлений" позволяет вам установить напоминания, которые будут приходить на электронную почту всем, кто в данный момент связан с квартирой - собственнику, менеджеру и текущему арендатору. Причём напоминания могут быть регулярные ("каждое 10е число оплатите аренду", или "каждое 20е число пришлите показания счётчиков"), так и разовые ("20 марта 2038 года заканчивается поверка газового счётчика").
3) Полезные контакты. Иногда (да что уж там, почти всегда), под рукой надо иметь список полезных контактов, который копится годами - телефон УК, хорошего местного сантехника, электрика, человека по ремонту стиральных машин и так далее. Все эти контакты удобно записывать в этот раздел, и через пару лет он станет крайне полезной записной книжкой.
4) Соседи. Просто информация о соседях. Как хорошая, так и плохая. Хотя нет – не так. Тут та информация, которая поможет вам жить в этой квартире с комфортом. Например, что один сосед хорошо чинит машины, а вредная соседка сверху перестаёт быть вредной, если ей иногда говорить комплименты.
5) Документы. Этот раздел только для собственника (никто другой его не видит). И для хранения документов, которые не попали в другие разделы. Например, какие-то личные документы, связанные с квартирой.
6) Инвестиции. Этот раздел будет полезен только тем, кто занимается инвестированием в аренду недвижимости профессионально. И хочет контролировать основные цифры - за сколько купил, сколько дополнительно вложил, и какая у квартиры сейчас окупаемость (чтобы сравнивать с другими объектами инвестирования). Этот раздел так же видит только собственник. Управляющим и арендаторам доступ к нему закрыт.
7) Заметки. Раздел для хранения заметок собственника "для себя". Его никто кроме собственника не видит. Например, чтобы записать, когда вы хотите там сделать косметический ремонт или каких арендаторов вы рассматриваете.